Qu'est-ce que les frais de représentation ?
Les frais de représentation se réfèrent aux dépenses engagées par un salarié dans le cadre de ses fonctions professionnelles, spécifiquement pour entretenir, développer et consolider le réseau de relations d’affaires de l’entreprise ainsi que pour assurer un suivi rigoureux de la clientèle. Ces frais, pris en charge par l’entreprise, sont essentiels pour permettre à un salarié d’établir, renforcer et fidéliser son réseau d’affaires et sa clientèle.
Types de frais de représentation
Frais de représentation effectifs
Les frais de représentation effectifs correspondent aux dépenses concrètement engagées par un salarié dans le cadre dans le cadre de son activité professionnelle au sein de l’entreprise.
Ces dépenses, doivent en principe être prises en charge par l’employeur selon l’article 327a du Code des obligations (CO) à condition que l’employé présente les justificatifs de ces dépenses. Les remboursements fait par l’entreprise ne sont pas considérés comme du revenu imposable pour le salarié.
Tous les employés peuvent bénéficier des frais de représentation effectifs.
Frais de représentation forfaitaires
Les frais de représentation forfaitaires sont des allocations prédéterminées octroyées par l’employeur pour couvrir les dépenses liées à la représentation, dans ce cas, le salarié n’a pas besoin de fournir de justificatifs détaillés pour chaque dépense.
Ces allocations peuvent être calculées en fonction d’un pourcentage du salaire brut total de l’employé, avec des taux spécifiques et des plafonds établis en fonction du salaire. Si l’employé rempli les conditions, l’indemnité forfaitaire pour les frais de représentation reçue n’est pas imposable.
Seuls certains employés peuvent bénéficier des frais de représentation forfaitaires.
Qui peut bénéficier des frais de représentation forfaitaires ?
L’éligibilité aux frais de représentation forfaitaires ne dépend pas uniquement de la fonction ou du titre professionnel de l’employé. En effet, l’administration fiscale a décidé de ne pas se baser sur ces critères. La raison en est simple : un titre ou une fonction spécifique ne garantit pas nécessairement un devoir de représentation effectif et personnellement assumé.
Pour remédier à se problème, c’est le niveau de rémunération qui sert de critère déterminant. Selon l’information N°6/2005, un employé est considéré comme ayant un fort devoir de représentation dès que son salaire brut total atteint ou dépasse le montant de CHF 150’000 par année, en supposant un degré d’occupation de 100%.
Attention, pour les employés percevant un salaire brut total inférieur au seuil de 150’000 CHF, le versement d’allocations forfaitaires au titre des frais de représentation seront alors imposables comme du revenu.
Il est également important de noter que même si le seuil salarial est atteint ou dépassé, l’administration fiscale peut exiger de l’employeur des justifications supplémentaires pour confirmer le fort devoir de représentation de l’employé concerné.
Comment calculer l’indemnité de représentation forfaitaire ?
Taux et exemples de calculs
5% du salaire brut total jusqu’à 250’000 CHF
Ce taux s’applique lorsque le salaire brut total de l’employé ne dépasse pas 250’000 CHF par an.
Par exemple, si un employé a un salaire brut de 200’000 CHF, l’allocation forfaitaire pour frais de représentation serait de 10’000 CHF (5% de 200’000 CHF).
10% pour la tranche du salaire brut total dépassant 250’000 CHF
Si le salaire brut total de l’employé dépasse 250’000 CHF, alors un taux de 10% s’applique à la tranche excédentaire.
Par exemple, si un employé à un salaire brut de 300’000 CHF, l’allocation serait calculée comme suit : 5% de 250’000 CHF (soit 12’500 CHF) plus 10% de 50’000 CHF (soit 5’000 CHF), l’allocation pour frais de représentation totale serait de 17’500 CHF.
Plafond
Un plafond absolu a été fixé pour l’allocation forfaitaire et il est de 100’000 CHF par an. Cela signifie que, peu importe le montant brut du salaire, l’allocation forfaitaire ne peut dépasser ce montant.
Protocole d'admission et procédure à suivre
Dans le cadre de la mise en place des frais de représentation forfaitaires, l’employeur doit suivre un protocole d’admission spécifique pour s’assurer que ces allocations forfaitaires ne soient pas considérées comme un revenu imposable pour ses employés.
- Établissement d’une liste : L’employeur doit établir une liste détaillée du personnel qui bénéficie des allocations forfaitaires pour frais de représentation. Cette liste doit inclure des informations pertinentes sur chaque employé, telles que le nom, le poste, le salaire brut total, et le montant de l’allocation forfaitaire. Télécharger la liste.
- Soumission à l’administration fiscale : Une fois la liste établie, elle doit être soumise à l’administration fiscale pour approbation. C’est une étape cruciale pour s’assurer que les allocations forfaitaires ne sont pas traitées comme des revenus imposables.
- Attente de l’approbation : Après soumission, l’employeur doit attendre l’approbation de l’administration fiscale. Si l’administration a des questions ou des doutes, elle peut demander des informations supplémentaires ou des clarifications.
- Mise en œuvre : Une fois l’approbation obtenue, l’employeur peut commencer à verser les allocations forfaitaires aux employés concernés, conformément aux taux et aux plafonds établis.
- Suivi et mise à jour : Il est essentiel de mettre à jour régulièrement la liste du personnel bénéficiant des allocations forfaitaires, notamment en cas de changements de salaire, de poste ou d’autres circonstances pertinentes. De plus, l’employeur doit être prêt à fournir des justifications ou des preuves du devoir de représentation si l’administration fiscale le demande.
Une autre solution, est d’adopter les directives sur les frais de la FER-Genève, l’employeur est ainsi dispensé d’établir la liste des collaborateurs. En revanche, l’entreprise est tenue de faire parvenir à l’administration fiscale, chaque année, un courrier par lequel l’entreprise certifie que les frais forfaitaires de représentation versés aux collaborateurs respectent les conditions fixées par l’Information 6/2005.
Conclusion
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FAQ - Frais de représentation
Les critères pour bénéficier des frais de représentation forfaitaires incluent le fait d’avoir un devoir de représentation important.
À Genève le critère du salaire est déterminant. Les employés ayant un salaire égal ou supérieur à 150’000 CHF par an peuvent prétendre à cette allocation forfaitaire exonéré d’impôts.
Le forfait est calculé en fonction du salaire brut. Une première tranche de 5% s’applique au salaire allant de 150’000 à 250’000 CHF. Une deuxième tranche s’applique sur le salaire dépassant les 250’000 CHF.
La limite maximale est fixée à 100’000 CHF.
Il convient de rédiger et soumettre la liste des employés qui vont bénéficier des allocations forfaitaires à l’administration fiscale pour approbation.
Une autre solution consiste à reprendre le modèle de convention de la FER Ciam.
Les frais forfaitaires sont versés au moment du versement du salaire à l’employé.
Ils ne font pas partie du salaire et ne sont pas sujets aux assurances sociales.
